Електронна трудова книжка Україна 2025 — як подивитися онлайн в Дії та ПФУ

Паперові документи поступово відходять у минуле. З 2021 року Україна перейшла на цифровий облік трудової діяльності, і тепер кожен працівник може переглянути свою електронну трудову книжку онлайн. Але де саме шукати ці дані? Чи обов’язково оцифровувати стару паперову книжку? І що робити, якщо частина стажу не відображається в системі? Розбираємося в усіх нюансах переходу на цифровий формат.

Що таке електронна трудова книжка і навіщо вона потрібна

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперового документа, який дозволяє швидко переглядати записи про трудовий стаж через веб-портал Пенсійного фонду, уникнути втрати або пошкодження документів і спростити процедуру призначення пенсії. Вся інформація зберігається в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

До 10 червня 2026 року триватиме перехідний період, протягом якого Пенсійний фонд вносить відсутні дані про трудову діяльність працівників до реєстру. Після завершення оцифрування паперові трудові книжки повертаються власникам під підпис. Якщо працівник захоче, роботодавець буде вести і паперову, і електронну версію паралельно.

Головна перевага? Ви більше не залежите від збереження паперового документа. Переїзд, пожежа, затоплення — електронна версія залишиться доступною завжди. До того ж система дозволить в майбутньому автоматично призначати пенсію без візитів до ПФУ.

Де подивитись електронну трудову книжку: три основні способи

Через портал Пенсійного фонду

Найповніший доступ до даних надає особистий кабінет на офіційному сайті ПФУ. Потрібно увійти в особистий кабінет, авторизувавшись за допомогою кваліфікованого електронного підпису, через BankID або за допомогою Дія.Підпис. Після авторизації інформація про трудову діяльність знаходиться в розділі «Електронна трудова книжка» на панелі зліва.

Для ознайомлення із записами потрібно вибрати вкладку «Дані ЕТК». Тут відображається кілька типів інформації:

У вкладці «Записи трудової книжки (за СПОВ)» — автоматично сформована інформація про трудові відносини за даними звітів роботодавців з 01.01.1998
У вкладці «Оцифрована ЕТК» — дані за результатами оцифрування на підставі наданих скан-копій
У вкладці «Скан-копії трудової книжки» — самі зображення сторінок паперової трудової

Через додаток Дія

Хоча в додатку Дія поки що немає окремого розділу для перегляду електронної трудової книжки, можна використовувати Дія.Підпис для авторизації на порталі ПФУ. Це зручний спосіб входу без необхідності отримувати кваліфікований електронний підпис.

Що робити, якщо немає електронного підпису

Найпростіший варіант — використовувати BankID. Більшість українських банків надають цю послугу безкоштовно. Достатньо зайти в мобільний додаток банку та активувати функцію ідентифікації. Після цього можна авторизуватися на порталі ПФУ за номером банківської картки.

Чи потрібно оцифровувати трудову книжку: обов’язково чи ні

Оцифровка трудових книжок триватиме п’ять років — з 2021 до 2026 року. Це не обов’язок, який карається штрафами, але настійна рекомендація для вашої ж безпеки. Чому варто це зробити?

По-перше, в електронній трудовій книжці автоматично відображається інформація про трудові відносини найманого працівника, сформована за даними звітів роботодавців найраніше за період з 01.01.1998. Все, що було до 1998 року, може не потрапити в систему автоматично. А це може критично вплинути на розрахунок стажу для пенсії.

По-друге, страховий стаж на порталі ПФУ розраховується з 1 січня 2004 року, коли був прийнятий закон «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування». До цього стаж вважався трудовим, і враховувалися інші періоди — наприклад, навчання у виші на денній формі. Щоб ці періоди увійшли до загального стажу, їх потрібно підтвердити документами.

По-третє, паперова книжка може загубитися в будь-який момент. Відновити її складно, довго і не завжди можливо повністю. Електронна версія захистить від цього ризику.

Як оцифрувати трудову книжку: покрокова інструкція

Підготовка документів

Перед подачею сканованих копій необхідно провести ретельний аудит трудової книжки — всі записи повинні відповідати вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок. Перевірте титульний аркуш: там повинні бути повністю вказані прізвище, ім’я, по батькові та дата народження, підпис власника, підпис відповідальної особи та печатка установи.

Скан-копії всіх заповнених сторінок подаються в хронологічному порядку і повинні бути кольоровими та чіткими, відображати всі реквізити документа, формат зображення повинен бути .jpg або .pdf, розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Мб. Рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi.

Завантаження на портал ПФУ

Сканувати потрібно тільки заповнені сторінки з розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагороди» та вкладки. Порожні сторінки завантажувати не потрібно.

Заходьте в особистий кабінет на порталі ПФУ, вибираєте розділ «Комунікації з ПФУ» і пункт «Надання скан-копій трудової книжки». Прикріплюєте всі підготовлені файли і відправляєте на перевірку.

Подати документи може як сам працівник, так і роботодавець. Якщо у вас є наймані працівники, ви можете допомогти їм з оцифруванням, завантаживши скан-копії через розділ «Відомості про трудові відносини працівника».

Що буде після перевірки

Фахівці ПФУ перевірять надані документи, звірять їх з даними в реєстрі та внесуть відсутню інформацію. Якщо під час обробки сканованих копій були виявлені невідповідності в оформленні трудової книжки або змісті записів, зазначається відповідний коментар фахівця. У цьому випадку можуть знадобитися додаткові документи або виправлення.

Після успішної оцифровки паперова трудова книжка повертається власнику. Далі можна продовжувати вести її паралельно з електронною або зберігати вдома як архівний документ.

Особливості електронного обліку у 2025 році: що змінилося

Протягом перехідного періоду можна використовувати як електронну, так і паперову форму трудової книжки. Якщо людина вперше влаштовується на роботу і вимагає оформлення паперової трудової — роботодавець зобов’язаний видати її протягом п’яти днів.

Але є нюанс: після 10 червня 2021 року при працевлаштуванні працівник повинен надавати або трудову книжку (якщо є), або відомості про трудову діяльність з реєстру. Роботодавець зобов’язаний вносити інформацію в електронну систему незалежно від того, чи ведеться паперова книжка.

Для роботодавців це означає подвійне навантаження в перехідний період: потрібно і записи в паперову робити (якщо працівник цього вимагає), і дані в електронну систему відправляти. Зате після 2026 року, коли перехід завершиться, багато кадрових процесів спростяться.

Типові питання та проблеми при роботі з електронною трудовою

Не всі дані відображаються у системі

Це нормально. Автоматично в систему потрапляють дані з 1998-2004 років (залежно від джерела). Все, що було раніше, потрібно додавати вручну через завантаження скан-копій. Особливо важливо це для тих, хто працював у радянський час або навчався у виші до 2004 року — ці періоди можуть зараховуватися до стажу.

Роботодавець відмовляється вносити дані

Це порушення. З 10 червня 2021 року ведення електронного обліку трудової діяльності є обов’язковим для всіх роботодавців. Якщо роботодавець ігнорує цю вимогу, можна звернутися зі скаргою до Державної служби з питань праці або Пенсійного фонду.

Чи потрібна ФОП електронна трудова

Ні, підприємці не вносять записи про власну діяльність до електронної трудової книги. Це стосується тільки найманих працівників. Але якщо ФОП має найманих працівників, то на них потрібно вести електронний облік.

Чи можна повністю відмовитись від паперової книжки

Так, після завершення перехідного періоду в 2026 році паперова трудова фактично стане необов’язковою. Але працівник може продовжувати вести її за бажанням — роботодавець не має права відмовити в цьому. Просто паперова версія буде зберігатися у самого працівника, а не у роботодавця.

Висновки: чи варто переходити на електронну трудову прямо зараз

Перехід на електронну трудову книжку — це не просто данина моді на діджиталізацію. Це реальний захист ваших трудових прав і гарантія збереження даних про стаж. Оцифрування не займає багато часу, зате позбавляє від ризиків втрати документів і спрощує майбутнє оформлення пенсії.

Якщо ви ще не завантажили скан-копії своєї трудової на портал ПФУ — зробіть це до червня 2026 року. Особливо це важливо для тих, хто має великий стаж до 2004 року. Перевірте, чи всі дані відображаються коректно в особистому кабінеті, і за необхідності доповніть інформацію документами.

Електронна трудова книжка — це ваша трудова історія, доступна в будь-який момент з будь-якого пристрою. Скористайтеся цією можливістю, поки не завершився перехідний період.

Джерела:

nv.ua/ukraine/events/elektronnaya-trudovaya-knizhka-2025-dlya-chego-nuzhna-kak-podgotovit-trudovuyu-dlya-ocifrovki-50525252.html
zn.ua/UKRAINE/elektronnye-trudovye-knizhki-kakie-preimushchestva-imejut.html
buh.ligazakon.net/uk/news/207568_kak-vyglyadit-elektronnaya-trudovaya-knizhka-i-gde-ee-iskat—obyasnenie-pensionnogo-fonda
sud.ua/news/ukraine/298898-kto-mozhet-podat-trudovuyu-knizhku-na-otsifrovku-razyasnenie