Электронная трудовая книжка Украина 2025 — как посмотреть онлайн в Дії и ПФУ

Бумажные документы постепенно уходят в прошлое. С 2021 года Украина перешла на цифровой учет трудовой деятельности, и теперь каждый работник может посмотреть свою электронную трудовую книжку онлайн. Но где именно искать эти данные? Обязательно ли оцифровывать старую бумажную книжку? И что делать, если часть стажа не отображается в системе? Разбираемся во всех нюансах перехода на цифровой формат.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа, который позволяет быстро просматривать записи о трудовом стаже через веб-портал Пенсионного фонда, избегать потери или повреждения документов и упростить процедуру назначения пенсии. Вся информация хранится в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

До 10 июня 2026 года продлится переходный период, в течение которого Пенсионный фонд вносит недостающие данные о трудовой деятельности работников в реестр. После завершения оцифровки бумажные трудовые возвращаются владельцам под подпись. Если работник захочет, работодатель будет вести и бумажную, и электронную версию параллельно.

Главное преимущество? Вы больше не зависите от сохранности бумажного документа. Переезд, пожар, затопление — электронная версия останется доступной всегда. К тому же система позволит в будущем автоматически назначать пенсию без визитов в ПФУ.

Где посмотреть электронную трудовую книжку: три основных способа

Через портал Пенсионного фонда

Самый полный доступ к данным предоставляет личный кабинет на официальном сайте ПФУ. Нужно войти в личный кабинет, авторизовавшись с использованием квалифицированной электронной подписи, через BankID или с помощью Дія.Підпис. После авторизации информация о трудовой деятельности находится в разделе «Электронная трудовая книжка» на панели слева.

Для ознакомления с записями нужно выбрать вкладку «Данные ЭТК». Здесь отображается несколько типов информации:

В закладке «Записи трудовой книжки (по СПОВ)» — автоматически сформированная информация о трудовых отношениях по данным отчетов работодателей с 01.01.1998
В закладке «Оцифрованная ЭТК» — данные по результатам оцифровки на основании предоставленных скан-копий
В закладке «Скан-копии трудовой книжки» — сами изображения страниц бумажной трудовой

Через приложение Дія

Хотя в приложении Дія пока нет отдельного раздела для просмотра электронной трудовой книжки, можно использовать Дія.Підпис для авторизации на портале ПФУ. Это удобный способ входа без необходимости получать квалифицированную электронную подпись.

Что делать, если нет электронной подписи

Самый простой вариант — использовать BankID. Большинство украинских банков предоставляют эту услугу бесплатно. Достаточно зайти в мобильное приложение банка и активировать функцию идентификации. После этого можно авторизоваться на портале ПФУ по номеру банковской карты.

Нужно ли оцифровывать трудовую книжку: обязательно или нет

Оцифровка трудовых книжек продлится пять лет — с 2021 до 2026 года. Это не обязанность, которая наказывается штрафами, но настоятельная рекомендация для вашей же безопасности. Почему стоит это сделать?

Во-первых, в электронной трудовой книжке автоматически отображается информация о трудовых отношениях наемного работника, сформированная по данным отчетов работодателей самое раннее за период с 01.01.1998. Все, что было до 1998 года, может не попасть в систему автоматически. А это может критически повлиять на расчет стажа для пенсии.

Во-вторых, страховой стаж на портале ПФУ рассчитывается с 1 января 2004 года, когда был принят закон «О общеобязательном государственном пенсионном страховании». До этого стаж считался трудовым, и учитывались другие периоды — например, обучение в вузе на дневной форме. Чтобы эти периоды вошли в общий стаж, их нужно подтвердить документами.

В-третьих, бумажная книжка может потеряться в любой момент. Восстановить ее сложно, долго и не всегда возможно полностью. Электронная версия защитит от этого риска.

Как оцифровать трудовую книжку: пошаговая инструкция

Подготовка документов

Перед подачей сканированных копий необходимо провести тщательный аудит трудовой книжки — все записи должны соответствовать требованиям Инструкции о порядке ведения трудовых книжек. Проверьте титульный лист: там должны быть полностью указаны фамилия, имя, отчество и дата рождения, подпись владельца, подпись ответственного лица и печать учреждения.

Скан-копии всех заполненных страниц подаются в хронологическом порядке и должны быть цветными и четкими, отображать все реквизиты документа, формат изображения должен быть .jpg или .pdf, размер каждого файла не должен превышать 1 Мб. Рекомендованное разрешение при сканировании — 300 dpi.

Загрузка на портал ПФУ

Сканировать нужно только заполненные страницы из разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и вкладыши. Пустые страницы загружать не нужно.

Заходите в личный кабинет на портале ПФУ, выбираете раздел «Коммуникации с ПФУ» и пункт «Предоставление скан-копий трудовой книжки». Прикрепляете все подготовленные файлы и отправляете на проверку.

Подать документы может как сам работник, так и работодатель. Если у вас есть наемные работники, вы можете помочь им с оцифровкой, загрузив скан-копии через раздел «Сведения о трудовых отношениях работника».

Что будет после проверки

Специалисты ПФУ проверят предоставленные документы, сверят их с данными в реестре и внесут недостающую информацию. Если при обработке скан-копий были выявлены несоответствия в оформлении трудовой книжки или содержании записей, указывается соответствующий комментарий специалиста. В этом случае могут потребоваться дополнительные документы или исправления.

После успешной оцифровки бумажная трудовая возвращается владельцу. Дальше можно продолжать вести ее параллельно с электронной или хранить дома как архивный документ.

Особенности электронного учета в 2025 году: что изменилось

В течение переходного периода можно использовать как электронную, так и бумажную форму трудовой книжки. Если человек впервые устраивается на работу и требует оформления бумажной трудовой — работодатель обязан выдать ее в течение пяти дней.

Но есть нюанс: после 10 июня 2021 года при трудоустройстве работник должен предоставлять либо трудовую книжку (если есть), либо сведения о трудовой деятельности из реестра. Работодатель обязан вносить информацию в электронную систему независимо от того, ведется ли бумажная книжка.

Для работодателей это означает двойную нагрузку в переходный период: нужно и записи в бумажную делать (если работник этого требует), и данные в электронную систему отправлять. Зато после 2026 года, когда переход завершится, многие кадровые процессы упростятся.

Типичные вопросы и проблемы при работе с электронной трудовой

Не все данные отображаются в системе

Это нормально. Автоматически в систему попадают данные с 1998-2004 года (в зависимости от источника). Все, что было раньше, нужно добавлять вручную через загрузку скан-копий. Особенно важно это для тех, кто работал в советское время или учился в вузе до 2004 года — эти периоды могут засчитываться в стаж.

Работодатель отказывается вносить данные

Это нарушение. С 10 июня 2021 года ведение электронного учета трудовой деятельности обязательно для всех работодателей. Если работодатель игнорирует это требование, можно обратиться с жалобой в Государственную службу по вопросам труда или Пенсионный фонд.

Нужна ли ФЛП электронная трудовая

Нет, предприниматели не вносят записи о собственной деятельности в электронную трудовую. Это касается только наемных работников. Но если ФЛП имеет наемных работников, то на них нужно вести электронный учет.

Можно ли полностью отказаться от бумажной книжки

Да, после завершения переходного периода в 2026 году бумажная трудовая фактически станет необязательной. Но работник может продолжать вести ее по желанию — работодатель не вправе отказать в этом. Просто бумажная версия будет храниться у самого работника, а не у работодателя.

Выводы: стоит ли переходить на электронную трудовую прямо сейчас

Переход на электронную трудовую книжку — это не просто дань моде на диджитализацию. Это реальная защита ваших трудовых прав и гарантия сохранности данных о стаже. Оцифровка не занимает много времени, зато избавляет от рисков потери документов и упрощает будущее оформление пенсии.

Если вы еще не загрузили скан-копии своей трудовой на портал ПФУ — сделайте это до июня 2026 года. Особенно это важно для тех, у кого большой стаж до 2004 года. Проверьте, все ли данные отображаются корректно в личном кабинете, и при необходимости дополните информацию документами.

Электронная трудовая книжка — это ваша трудовая история, доступная в любой момент с любого устройства. Воспользуйтесь этой возможностью, пока не завершился переходный период.

Источники:

nv.ua/ukraine/events/elektronnaya-trudovaya-knizhka-2025-dlya-chego-nuzhna-kak-podgotovit-trudovuyu-dlya-ocifrovki-50525252.html
zn.ua/UKRAINE/elektronnye-trudovye-knizhki-kakie-preimushchestva-imejut.html
buh.ligazakon.net/ru/news/207568_kak-vyglyadit-elektronnaya-trudovaya-knizhka-i-gde-ee-iskat—obyasnenie-pensionnogo-fonda
sud.ua/ru/news/ukraine/298898-kto-mozhet-podat-trudovuyu-knizhku-na-otsifrovku-razyasnenie